ムダに長い会議時間を短縮する6つの方法

こんにちは、フリーランスエンジニアのサカイです。

ムダに長い会議って、ありますよね〜?

中身のない内容を延々とダラダラ話し、
結局何も決まらず、グッタリ感だけが残る...。

これでは作業の時間は奪われるは、
会議後もグッタリしてやる気でないはで生産性は最悪です。

こんなムダな時間は少しでも短縮するべきです。

確実に改善できる方法はありますので、
今回の方法を試してみて頂ければと思います。

あなたが主催者であればもちろんのこと、主催する立場でない場合も、
主催者の方に提案してみましょう!

1.会議の必要性から考える

「そもそもその会議はやる必要があるのか?」
ってことから本気で見直しましょう。

「今までやってきたから」という理由だけでやっている定例は
即やめるべきです。

そんな会議はメンバーのやる気を削ぐだけの効果しかありません。

もしかしたら一部の人は
仕事をやった気分になっているかもしれませんが、
目的の無い会議は無意味でしかありません。

また目的を達成する為に「会議」がベストな選択かどうかも
再検討しましょう。

わざわざ会議を開催しなくても、
席で少し相談するだけで解決するかもしれません。
メールやチャットで少しやり取りするだけで解決するかもしれません。

  • 何の目的で会議をするのか?
  • 会議以外の方法では解決できないのか?
この2点を考えた上で、それでも会議が必要な場合に開催しましょう。

2.会議の参加メンバーを厳選する

会議をするなら参加メンバーをかなり厳選しましょう。

「とりあえず全員」とかは最低です。

いたずらに時間を奪うだけで
参加する本人は「心ここに在らず」の場合がほとんどです。

  • 寝る、もしくは睡魔と格闘
  • 他のことを考えている
  • こっそり他の仕事をしている
まあ、こんなことをしているでしょう。

基本的に発言しない人以外は必要ありません。

「共有」という目的があるなら、会議の後に別途共有の時間を設ければ良いのです。

そうすればメンバーは作業の時間を奪われないで済みますし、
会議の決定事項を伝えるだけなら意識を傾けてくれます。

基本的には発言する人のみ。

その他に「会議に参加したい」という人がいれば、参加者に入れても良いです。
希望する人は、寝たり、こっそり他の仕事をしたりはしないでしょうから。

とにかく会議に意識が向けられない人は、全員不参加にしましょう。

3.会議のゴールを明確にする

  • この会議で何を決めるのか?
  • この会議で何のチェックをしてもらうのか?
  • この会議で誰の承認を得るのか?
会議の目的を明確にしましょう。

明確にすることで自ずと必要な参加メンバーが決まります。
そして必要な準備も決まります。

無駄が無くなる分、時間が短縮できます。

「とりあえず集まる」なんて最低です。みんなのエネルギーを削ぐだけです。
目的をはっきり決めましょう。

目的を決めるメリットは他にもあります。

例えば1時間の時間を確保していても、
30分で目的が達成できれば会議を終了できるのです。

くれぐれも「時間が余ったから、これも、、、」
なんてムダに長引かせてはいけませんよ!

ムダを削減するのは時間確保だけの目的ではなく、
メンバーのモチベーションにも影響するからです。

「ダラダラやっている」という実感が
そのまま会議後の作業にも影響してしまうのです。

ですのでいたずらにムダな時間を過ごさないように
注意して会議を運営しましょう。

4.準備ができなければ中止

目的を達成する為の準備ができていなければ、会議を中止しましょう。

準備というのは

  • 会議で使う資料作成
  • 資料に目を通す
  • 前回会議の宿題
などです。

準備ができていない状態で、ダラダラ中身の薄い会議をしても意味がありません。
日を改めましょう。

その方が準備する側も、準備に対する責任感が強くなります。
中止になることで他の人に迷惑がかかるわけですから。

5.制限時間を設ける

無駄に会議が長くなる大きな原因は、
「終わりに対する意識が低い」ということです。

いわゆるデッドラインです。

極端な例ですが、
「制限時間内に終わらなかったら減給」というルールになったら、
何としてでも時間内に終わらせようとしますよね?

実際はできるんです。やろうとしてないだけなんです。

まずは制限時間を設け、全員で認識することから始めましょう。
この点は主催者が特に気を付ける点です。

議題が複数ある場合は、1つの議題が終わる毎に
「あと30分です」と言ってもいいでしょう。

議題ごとに使える時間を設定しておくと良いですね。

特にブレインストーミングをする時には
時間を設定しないと延々とやってしまう恐れがあるので、
必ず設定しましょう。

6.決まらなそうなら即終了する

何も決定しないまま、あーでも無い、こーでも無いと話し、
会議のゴールにたどり着けなそう状況ってありますよね?

そんな時は会議を終了しましょう。

ある程度の議論は意味があります。

ですが煮詰まったら、それ以上は大した結論には結びつきませんので、
その時点で終了しましょう。

日を改めて頭をクリアにしてからの方が、スパッと良い案が出たりします。

次の会議で決める為の宿題をそれぞれに課して終わりましょう。

まとめ

  1. 会議の必要性から考える
  2. 会議の参加メンバーを厳選する
  3. 会議のゴールを明確にする
  4. 準備ができなければ中止
  5. 制限時間を設ける
  6. 決まらなそうなら即終了する
やって頂ければ確実に短縮できると思いますので、是非試してみて下さいね!

それでは、快適なエンジニアライフを!

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