仕事の終わらない、進まないを解消する仕事の進め方

こんにちは、フリーランスエンジニアのサカイです。

  • 「どんどん仕事が振ってきて、全然仕事が終わらない…」
  • 「割り込みの仕事が多くて仕事が進まない、、、」
  • 「毎日残業ばかり、、この状況からいつ抜け出せるんだろう、、、」

そんな状態だったりしますか?

忙しい職場の場合、毎日細かい仕事がパラパラふってきて、
なかなか思うように仕事が進まない場合があります。

毎日残業して頑張ってるのに終わらない、、
そんなことを繰り返すのは体にも心にもよくないのでやめましょう。

今回は日々の仕事を終わらせて定時で帰る方法をご紹介します。

1.仕事ごとの合格ラインを意識する

仕事が終わらない人の典型的な仕事のスタイルは、
何でもかんでもガムシャラにやるスタイルです。

僕自身、とにかく頑張って全ての仕事を
キッチリ終わらせようと思っていた時期がありました。

でもこの考え方は間違いでした。

仕事は全てにおいて100点を取らなくてはいけないわけではありません。

  • できるだけ100点を目指した方がいいもの
  • 100点をとってもとらなくてもいいもの
  • 低い点数でいいから、すぐ終わらせた方がいいこと

色々あるわけです。

全てを残業することなく
100点で終わらせられるならそれでも良いでしょう。

でも、それができるならこの記事を読んでいないはずです。

仕事を終わらせるためには
それぞれの仕事の合格点数を確認することが必要です。

言い方を変えると「必要条件」ですね。

  • 頼まれた資料は、どこまで調べればいいのか?
  • 文字だけでいいのか、図やグラフも載せた方がいいのか?

などですね。

たとえば仕事が終わらない人は必要以上に資料の見た目にこだわり過ぎて、
時間がかかっている場合があります。

「丁寧にやらないと気が済まない」という場合は、
制限時間を設定して、あくまで制限時間内でベストなものを作るようにしましょう。

2.そもそもの見積もりが甘くないか?見直す

仕事に想定外はつきものです。

とくにエンジニアの仕事の場合、
状況が変わったり、途中で問題が発生することなど珍しくありません。

そういった想定外が起きることを「想定内」として見積もりしましょう。

仕事が終わらない人は
すべてがうまく進む前提でスケジュールをたてている場合があります。

そして途中でトラブルが発生したときに、テンパりまくっています。

もとから「想定外のことは起きるもの」としておきましょう。

もし今、現実的でないスケジュールを立てて作業をしているなら、
スケジュールのたて方を改善するだけで解決するでしょう。

3.割り込みが来たら、その都度スケジュールを引き直す

  • 急に声をかけられて仕事を頼まれたり、、、
  • メールが飛んできて仕事を頼まれたり、、、

といったように、急な仕事の割り込みで予定が狂うこともあるでしょう。

割り込みが来た場合は、すぐに仕事の優先順位を見直し、
それぞれの業務の期日も再設定しましょう。

管理者と交渉が必要ならすぐにして下さい。すぐにです!

さもないとどんどん仕事が上乗せされて
気がついたら今日も残業、、となります。

かといって頼まれた仕事をむげに断ると
自分の評価を下げることにもなりかねません。

ですので

急な割り込みは引き受けるけど、残業しないようにスケジュールは引き直す

ということをまめにする必要があります。

4.効率化、後々役に立つ投資を確保する

目先のことだけをやっていると、状況が変わらないです。

今の状況を変えるためには「時間の投資」が必要です。

「こんな忙しい状況で時間を投資する?そんなことできるわけない、、、」

その考え方から抜け出さない限り、あなたの仕事は終わりません。
忙しいからこそ時間を投資して効率化を図るのです。

僕はこの本から時間を投資する重要性を学びました。

毎日30分、または週に2時間ぐらいでも構いません。時間を投資してみましょう。

では時間を投資して何をすればいいでしょうか?

おすすめは以下です。

  • 迷う時間を減らす取り組み
  • 手作業を減らす取り組み

①迷う時間を減らす取り組み

なかなか仕事が終わらない時って、単純に手を動かしている時間だけでなく、
わからなかったり、迷ったりして時間が過ぎていく場合がありませんか?

または資料がどこにあるのか分からなくて、探していたり、、、

何かに迷っている時間、何かを探している時間ってを減らすために
以下のことを日々やりましょう。

  • 自分のフォルダを整理してどこに何があるかわかるようにしておく
  • メールの写真フォルダを整理して、過去のメールをすぐ探せるようにしておく
  • わからない知識について、自分用の簡単な資料を作っておく

情報を整理して、いつでもすぐに知りたいことにたどり着ければ、
仕事の効率は確実にアップします。

普段から時間を作ってやるようにしましょう。

②手作業を減らす取り組み

あなたが普段時間をかけて頑張ってやっている手作業は、
本当に手作業じゃないとできないでしょうか?

もしかしたら、バッチを作ったら
1回実行するだけで終わる作業ではないですか?

またはエクセルのマクロや、
秀丸の正規表現を使えば、簡単に終わる作業ではありませんか?

仕事の早い人ほど、簡単に終わるテクニックを知っています。

  • エクセル:マクロ
  • テキスト:正規表現
  • 作業全般:ショートカットキー

仕事のできる人はあまりマウスを使いません。

仕事の遅い人がマウスでのろのろ操作している間に
ショーカットキーでバシバシ仕事を進めていきます。

1つ1つは数秒数分の差でも、1日、1週間、1ヶ月単位で見ると、
とてつもない差になるんです。

時間をとってテクニックを覚えるだけであなたの仕事は劇的に楽になるので、
是非やってみてください。

まとめ

  • 仕事ごとの合格ラインを意識する
  • そもそもの見積もりが甘くないか?見直す
  • 割り込みが来たら、その都度スケジュールを引き直す
  • 効率化、後々役に立つ投資を確保する

今回ご紹介した方法は「あなたのスキルを上げなくても」できる方法です。

仕事を終わらせるために重要なことはスキルではなく「考え方」です。

あなたがスキルアップしても考え方を変えない限り状況は変わりません。
あなたの実力に合わせて仕事の内容も変わっていくからです。

逆に言うと、考え方を変えるだけですぐに効果が出る方法ですので、
是非やってみて下さいね!

あなたの仕事がスッキリ終わることを願っています!

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